Se si ha familiarità con altri programmi per la gestione delle finanze personali, si sarà già abituati a tenere traccia delle proprie entrate e uscite come categorie. Dato che GnuCash utilizza un sistema a partita doppia (consultare la sezione 2.1), entrate e uscite sono trattate come conti. Il concetto di base è lo stesso, ma la struttura a conti presenta una maggiore coerenza con l’uso commerciale comune. Così, sia che si utilizzi per gestire la propria attività o per le proprie finanze personali, GnuCash permette di tenere facilmente traccia di ogni operazione.

I conti per le entrate e per le uscite forniscono le stesse informazioni contenute nelle categorie ma in più forniscono maggiore flessibilità nell’immissione delle transazioni. In GnuCash si ha infatti la possibilità di inserire direttamente le transazioni attraverso il relativo registro contabile; i programmi che utilizzano le categorie non offrono questa possibilità perché, per le categorie, non esiste un «registro contabile».

In GnuCash si ha anche la possibilità di trattare i conti di entrate e uscite esattamente come si tratterebbero le categorie, se ci si sente più a proprio agio con quest’ultimo metodo. In Quicken® e altri programmi simili, le transazioni hanno bisogno di un conto e di una categoria. Sostituendo un nome di conto entrate o uscite in GnuCash con il nome della categoria uitlizzata nell’altro programma, il risultato dovrebbe essere identico. L’immissione delle transazioni è discusso in dettaglio al capitolo 4.