Das Kontobuch kann etwas unterschiedlich aussehen, je nachdem, welche Stil-Einstellungen Sie
gewählt haben. Das Folgende beschreibt die Eingabe von Buchungen mit mehreren Buchungsteilen
im Grundbuchstil. GnuCash bezeichnet „Teilbuchungen“, wenn Geld auf oder von mehr
als zwei Konten in einer Buchung übertragen wird. Der Cursor wird im Datumsfeld gesetzt, wenn
das Registerfenster geöffnet wird.
Die weiteren Buchungszeilen werden im einzeiligen Kontobuch nicht angezeigt, es sei denn, die Schaltfläche in der Werkzeugleiste oder der Menüeintrag → sind aktiviert.
Prozedur 6.2.
Ein Mausklick auf das Pfeil-Symbol rechts im Feld Datum öffnet einen
Datumsauswahldialog. Wählen Sie mit den Pfeilen den Monat und das Jahr und anschließend
das Datum für die Buchung. Ein weiterer Mausklick auf das Pfeil-Symbol schließt den
Datumsauswahldialog. Sie können auch das Datum direkt eingeben oder einen Teil eintippen,
in diesem Fall ergänzt GnuCash automatisch den Rest.
Bewegen Sie den Cursor mit der Tab-Taste weiter oder klicken Sie das Feld Nr an. Hier können Sie eine Scheck- bzw. Buchungsnummer eingeben. Mit der Taste + wird automatisch die Nummer der letzten Buchung, die eine Nummer hatte, um eins erhöht und hier eingefügt.
Bewegen Sie den Cursor mit der Tab-Taste weiter oder klicken Sie das Feld
Beschreibung an. Hier geben Sie entweder einen Zahlungsempfänger
oder eine andere Beschreibung für die Buchung ein. Während des Eintippens versucht GnuCash
automatisch, den Namen des Zahlungsempfängers zu ergänzen.
Wenn Sie an dieser Stelle die Tab-Taste drücken, passieren zwei Dinge: Falls GnuCash eine
Übereinstimmung mit einer bereits vorhandenen Buchung findet, springt der Cursor auf
eines der Betragsfelder, und das Feld Buchen wird automatisch
gefüllt. Wenn Sie stattdessen das Feld Buchen direkt mit der Maus
anklicken (ohne Tabulatortaste), wird es nicht automatisch gefüllt. Falls noch keine
entsprechende Buchung existiert, bewegt GnuCash den Cursor auf das
Buchen Feld, wobei nur eine Zeile der Buchung geliefert wird.
Beginnen Sie in dem Feld Buchen mit der Eingabe, versucht GnuCash, das passende
Konto automatisch zu ergänzen; dies geschieht in alphabetischer Reihenfolge. Wenn Sie
beispielsweise Aktiva und Aufwand-Konten auf
oberster Ebene haben, führt die Eingabe von A zu
Aktiva, weil es vor
Aufwand steht. Wenn Sie weiter ein u eingeben, wird
Aufwand in der Kontenliste ausgewählt. Sobald
der richtige Abschnitt gefunden ist, können Sie durch Eintippen des Doppelpunktes
: zu den Unterkonten springen. Wenn Sie also nach „Au“
anschließend : tippen, springt der Cursor zum ersten Unterkonto in den
„Aufwand“ Konten. Durch die Eingabe von Buchstabenkombinationen und
: können Sie sich so schnell in der Kontenstruktur bewegen. Das kleine
Symbol rechts neben dem Buchen Feld kann als eine weitere
Möglichkeit zur Auswahl von Konten verwendet werden.
Das nächste Feld A dient zum Abgleichen von Konten. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Abschnitt Abschnitt 5.9, „Konto mit einem Kontoauszug abgleichen“.
Bewegen Sie den Cursor mit der Tab-Taste zum ersten Betragsfeld. Die Bezeichnungen der beiden Betragsspalten sind je nach Kontoart unterschiedlich. So heißen sie bei Bank-Konten Einzahlung und Abhebung, bei Kreditkarten-Konten Abnahme und Zunahme und bei Aktien-Konten Anteile, Preise, Kauf und Verkauf.
Geben Sie den Betrag für die Buchung in das richtige Feld ein. Bevor Sie Tab oder Eingabe drücken, lesen Sie bitte den nächsten Schritt.
Um die weiteren Buchungsteile einzugeben, drücken Sie die Schaltfläche in der Werkzeugleiste oder wählen Sie → . Buchungen mit mehreren Teilen tragen den Hinweis -- Mehrteilige Buchung -- und zur Anzeige der Details wird die Funktion benötigt.
Die Anzeige wird nun erweitert, dabei verändern sich die Bezeichnungen der Betragsspalten, und die
Bezeichnung der Spalte Buchen verschwindet. Die erste Zeile enthält
die Beschreibung und den Gesamtbetrag der Buchung. Die zweite Zeile enthält den Namen des
aktuell geöffneten Kontos im Feld Konto sowie den Betrag. Die dritte
Zeile enthält den Namen des Gegenkontos im Feld Konto. Wenn der
Betrag nicht ausgeglichen ist, deutet GnuCash dies durch graue Kästchen in den
Betragsspalten an und weist den Fehlbetrag in einer vierten, leeren Zeile aus.
Wenn Sie eine der kürzeren Zeilen auswählen, verändern sich die Spaltenbezeichnungen. Die Bezeichnungen der ersten und der letzten Spalte (Datum und Saldo) verschwinden, Nr wird zu Aktion, Beschreibung zu Buchungstext, und die zuvor unbezeichneten Spalte Buchen ändert sich zu Konto. Die restlichen beiden Spalten tragen eine Bezeichnung, wie sie in Schritt 7 beschrieben ist.
Die Eingaben in den Spalten Aktion und Buchungstext sind an dieser Stelle optional. Mit Aktion wird beschrieben, welche Art von Buchung stattfindet. Buchungstext ist eine zusätzliche Beschreibung der Buchung.
Bewegen Sie den Cursor zum noch fehlenden Betragsfeld in der dritten Zeile und ergänzen Sie den Betrag. Durch Drücken der Eingabe Taste, Anklicken der Schaltfläche oder mit → wird nunmehr der Cursor zur nächsten Zeile bewegt.
Die Spalte Konto enthält die Liste der berührten Konten. Dies ist die Spalte, mit der Sie Buchungsteile hinzufügen können. Wie in Schritt 5 beschrieben, können Sie hier in der leeren Zeile ein weiteres Konto hinzufügen. Fügen Sie soviele Buchungsteile hinzu wie benötigt.
Sobald die Buchung ausgeglichen ist, verschwinden die grauen Kästchen, und in der letzten, leeren Zeile erscheint kein Betrag mehr.
Wenn Sie, wie oben beschrieben, die Eingabe Taste drücken, bis sich der Cursor hinter der Leerzeile befindet, so springt der Cursor zum nächsten Buchung. Dadurch wird der mehrteilige Vorgang geschlossen; er kann jedoch auch manuell geschlossen werden, indem Sie die Schaltfäche anklicken oder → .